Schnittstellen. Qualitäts-management.

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Prozesse "Schnittstellen und Qualitätsmanagement" für alle Projektphasen.

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"Schnittstellen" sind die Übergabestellen, Übergabeorte und Übergabeprozesse von einer Zuständigkeit und Verantwortlichkeit zu einer oder mehreren anderen. In der Regel müssen an den "Schnittstellen" die bisherigen Ergebnisse und Informationen in die "Sprache" der Folgenden transformiert werden bzw. "von außen" anfallende Ergebnisse und Informationen müssen auf die "eigene Sprache" und Notwendigkeiten umgeformt werden. Die Schnittstelle ist in Projekten in der Regel keine "Abschnittstelle", an welche jegliche Verantwortung für das Übergebene bzw. Übernommene endet. In Projekten bleibt die Verantwortung für das Ganze, d. h. für die schlussendlichen Projektergebnissen erhalten. Zumindest sollte dies so sein und durch das Schnittstellenmanagement ermöglicht und sichergestellt werden.

Das Schnittstellenmanagement ist ein permanenter Prozess, auch wenn die Verfahren und Ereignisse an den Schnittstellen strukturiert und formalisiert werden (können). Das Schnittstellenmanagement wird in der Regel auf die Annahmen hin ausgerichtet, die über die benachbarten Organisationsbereiche, Funktionen und Personen bestehen. Sobald eine Übergabe bzw. eine Übernahme erfolgt, erweist sich, ob die Annahmen gestimmt haben oder mitunter eine völlig andere Struktur und Kultur angetroffen wird. Das Schnittstellenmanagement ist im letzteren Fall gefordert, sich auf die tatsächlichen Realitäten einzustellen und mit dem situativen Schnittstellenmanagement angemessen zu reagieren und zu agieren.

Per definitionem erfolgt das Projektmanagement durch eine eigens für das Projekt geschaffene Organisation. Diese bildet aber keine Insel, sondern bleibt stetig mit allen betrieblichen Prozessen verbunden. Die Eigendynamik der Projekte und der anderen betrieblichen Prozesse sind in der Regel unterschiedlich: Betriebliche Prozesse sind oft nach Jahreszyklen getaktet, die Taktung der Projekte erfolgt nach den Projektphasen und der Notwendigkeit für den Projektverlauf und -fortschritt.

Die Schnittstellen zwischen den betrieblichen Prozessen und dem Projekt/ den Projekten müssen erkannt und organisiert werden.

Dies gilt auch speziell für das Qualitätsmanagement, den Personaleinsatz, die Verfügbarkeit über Kompetenzträger und Experten. Das Schnittstellenmanagement ist eine Kernaufgabe des Multiprojektmanagements, des Programmmanagements und des HCPM-Managements als Management der Kompetenzen für das Projektmanagement.

Leitfragen für alle Phasen:

1. Zu welchen Zeitpunkten werden generelle strategischen Entscheidungen im Unternehmen getroffen?
2. Zu welchen Zeitpunkten werden die Unternehmensziele entschieden?
3. Zu welchen Zeitpunkten wird über die Budgetmittel, Investitionen und Prioritäten des Einsatzes von Betriebsmitteln sowie über Kapazitäten entschieden?
4. Wie werden diese Entscheidungen von wem vorbereitet?
5. Was geschieht mit Entscheidungsbedarf, der "außerhalb der Reihe" auftritt?
6. Welche Fixtermine für Entscheidungen ergeben sich daraus für das Projekt?