Im Projektmanagement gelten neben den gesetzlichen Regelungen auch die mehr oder weniger klaren bzw. zutreffenden betrieblichen Regelungen über Vollmachten und Vertretungsrechte. Für die Beteiligten kann rasch unklar werden, wer verbindliche Vereinbarungen mit Dritten treffen kann und ob bereits getroffene Vereinbarungen auch wirksam zustande gekommen sind und eingehalten werden müssen. Insbesondere auf mündliche und "unbürokratische" Absprachen kann dies zutreffen.

Die VPMA hilft zu erkennen, wo formelle Vereinbarungen unabdinglich sind und was zu tun ist, wenn personelle Veränderungen von Personen zu erwarten sind, mit welchen verbindliche Absprachen getroffen wurden.